Analisis Manajemen Proyek dalam Pengembangan Sistem Pembelajaran Daring di Yayasan Pendidikan XYZ

Gambar Ilustration AI

FORMOSA NEWS - Jakarta - Penerapan PMBOK Bantu Yayasan Pendidikan XYZ Digitalisasi Sistem Pembelajaran Meski Sempat Terkendala Jadwal. Penelitian yang dilakukan oleh Mochammad Bagus Priyantono, Akhmad Unggul Priantoro, dan Agung Prihartono dari Universitas Budi Luhur dalam artikel penelitian yang dipublikasikan pada Formosa Journal of Computer and Information Science (FJCIS) edisi Vol. 5 No. 2 Tahun 2026 menyoroti bahwa Hasil evaluasi ini menjadi acuan penting bagi lembaga pendidikan dalam mengelola proyek transformasi digital secara terstruktur, efisien, dan tepat sasaran.

Latar Belakang dan Urgensi Digitalisasi

Pemanfaatan teknologi informasi di sektor pendidikan kini menjadi kebutuhan mutlak untuk meningkatkan efektivitas pengajaran dan pengelolaan data akademik. Sebelum mengembangkan sistem e-learning terpadu, Yayasan Pendidikan XYZ yang mengelola jenjang Pendidikan Anak Usia Dini/TK, SD, SMP, hingga SMA menghadapi kendala administratif akibat penggunaan media belajar terpisah seperti aplikasi pesan instan dan pengiriman berkas manual. Kondisi tersebut memicu ketidakefisienan, pemantauan siswa yang kurang optimal, serta berisiko menyebabkan kesalahan input data akademik. Kehadiran sistem e-learning tunggal menjadi solusi strategis untuk menyatukan materi, tugas, ujian, dan rekapitulasi nilai dalam satu platform terpusat.

Ringkasan Metodologi Penelitian
Peneliti menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan deskriptif evaluatif untuk mengukur sejauh mana pelaksanaan proyek sesuai dengan standar internasional PMBOK. Data primer diperoleh melalui wawancara mendalam dengan kepala sekolah, administrator sistem, guru, dan tim pengembang IT, dipadukan dengan observasi lapangan serta dokumentasi laporan pengujian sistem. Analisis dilakukan dengan memetakan seluruh aktivitas proyek ke dalam lima kelompok proses PMBOK—inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, serta penutupan—beserta sembilan area pengetahuan manajemen proyek.

Temuan Utama Penelitian
Hasil analisis menunjukkan bahwa penerapan manajemen proyek berbasis PMBOK memberikan kontribusi positif, meski masih menyisakan beberapa catatan evaluasi:

• Manajemen Biaya dan Pengadaan: Proyek berhasil diselesaikan tanpa mengalami pembengkakan anggaran (budget overrun). Pengadaan perangkat keras dan kebutuhan teknis pendukung berjalan sesuai rencana yang ditetapkan.
  
• Manajemen Kualitas: Pengujian sistem (quality control) dilakukan secara bertahap sebelum peluncuran resmi. Berbagai celah sistem (bug), seperti kesalahan tampilan data dan kalkulasi nilai, berhasil diidentifikasi dan diperbaiki oleh tim IT.
  
• Manajemen Komunikasi dan Pemangku Kepentingan: Koordinasi rutin antar-unit (IT, Kurikulum, Sekolah, dan Pimpinan Yayasan) berjalan efektif. Konflik kepentingan antara kebutuhan akademis dan kendala teknis dapat diselesaikan secara objektif oleh Pimpinan Yayasan selaku pemilik otoritas tertinggi.
  
• Kendala Ruang Lingkup (Scope Creep) dan Jadwal: Penambahan permintaan fitur baru secara mendadak dari Unit Kurikulum di tengah proses pengembangan menyebabkan perubahan modul (scope creep). Dampaknya, penyelesaian proyek terundur selama dua minggu dari target akhir Juli 2025 menjadi pertengahan Agustus 2025.
  
• Keterbatasan Sumber Daya dan Risiko: Terjadi kendala kapasitas memori (RAM) server akibat penundaan persetujuan anggaran di awal, sehingga tim teknis harus melakukan optimasi perangkat lunak ekstra. Selain itu, mitigasi risiko belum terdokumentasi secara formal (risk register), membuat penanganan kendala cenderung bersifat reaktif.
  

Implikasi dan Dampak Nyata
Penelitian ini menegaskan pentingnya adopsi standar manajemen proyek profesional dalam proyek teknologi di lembaga pendidikan. Bagi pengelola sekolah dan praktisi IT, temuan ini memberikan panduan praktis agar selalu menyiapkan dokumen kebutuhan (requirements) yang matang di awal proyek, menyediakan waktu cadangan (buffer time) pada jadwal, serta menyusun rencana mitigasi risiko secara formal. Langkah-langkah preventif ini akan mencegah keterlambatan peluncuran serta memastikan infrastruktur siap menampung beban akses pengguna secara stabil.

Profil Penulis
Mochammad Bagus Priyantono, S.Kom. adalah peneliti di bidang Manajemen Proyek Sistem Informasi dari Universitas Budi Luhur.
Akhmad Unggul Priantoro, M.Kom. adalah akademisi dan peneliti dengan keahlian di bidang Teknologi Informasi dan Pengembangan Perangkat Lunak di Universitas Budi Luhur.
Agung Prihartono, M.Kom. merupakan pakar Sistem Informasi dan Infrastruktur Teknologi Pendidikan di Universitas Budi Luhur.

Sumber Penelitian
Mochammad Bagus Priyantono, Akhmad Unggul Priantoro, Agung Prihartono. Project Management Analysis on the Development of Online Learning Systems at the XYZ Education Foundation. Formosa Journal of Computer and Information Science (FJCIS). Vol. 5, No. 2, Hal. 295-312
DOI : https://doi.org/10.55927/fjcis.v5i2.16934
URL: https://journal.formosapublisher.org/index.php/fjcis