Sistem Informasi Warisan Budaya yang Terintegrasi dengan Museum Warisan Budaya

Gambar Ilustrasi AI

FORMOSA NEWS - Medan - Sistem Informasi Museum Pusaka Karo: Menjaga Warisan Budaya Lewat Digitalisasi Multi-Peran. Penelitian yang dilakukan oleh Jepta Sembiring, Sorang Pakpahan, Tonni Limbong, dan Lamhot Sitorus dari Universitas Katolik Santo Thomas Medan dalam artikel penelitian yang dipublikasikan pada Formosa Journal of Computer and Information Science (FJCIS) edisi Vol. 5 No. 2 Tahun 2026 menyoroti bahwa menghadirkan inovasi manajemen data budaya yang tidak hanya terstruktur secara digital, tetapi juga mengintegrasikan prinsip tata kelola profesional guna memastikan validitas informasi sebelum diakses oleh masyarakat luas.

Latar Belakang dan Tantangan Pelestarian Budaya Karo

Sumatera Utara, khususnya Kabupaten Karo, menyimpan kekayaan budaya yang luar biasa, mulai dari rumah adat tradisional Siwaluh Jabu, tarian khas seperti Guro-guro Aron, alat musik tradisional gendang Singindungi dan Sarune, hingga berbagai upacara adat yang sarat makna filosofis. Museum Pusaka Karo memegang fungsi krusial dalam merawat artefak dan peninggalan sejarah tersebut. Namun, tantangan besar muncul karena sebagian besar pengetahuan budaya masih bergantung pada ingatan para tetua adat serta catatan fisik yang rentan rusak. Selain itu, koleksi museum selama ini hanya dapat dinikmati secara langsung oleh pengunjung yang datang ke lokasi. Kondisi ini memicu risiko hilangnya informasi penting seiring berkurangnya generasi penjaga tradisi. Di sisi lain, mayoritas sistem informasi warisan budaya yang ada saat ini masih menggunakan pola manajemen terpusat dengan satu peran admin tunggal. Akibatnya, proses verifikasi keakuratan data sebelum dipublikasikan sering kali tidak tergambar secara jelas dalam alur kerja sistem. Padahal, pengelolaan museum yang profesional membutuhkan tahapan kerja nyata mulai dari penerimaan koleksi, riset asal-usul, klasifikasi, hingga pengesahan resmi yang melibatkan banyak pihak.

Metodologi Pengembangan dan Pendekatan Multi-Peran
Untuk menjawab permasalahan tersebut, tim peneliti mengembangkan perangkat lunak menggunakan model pengembangan Waterfall yang bersifat linear dan terstruktur. Proses ini dimulai dari analisis kebutuhan, perancangan sistem menggunakan pemodelan UML (Unified Modeling Language), penulisan kode program berbasis bahasa PHP dan basis data MySQL, hingga tahap pengujian sistem. Inovasi utama yang diusung dalam penelitian ini adalah penerapan prinsip Segregation of Duties (Pemisahan Tugas) yang membagi wewenang internal menjadi lima peran staf hierarkis guna menghindari kontrol penuh oleh satu individu. Kelima peran tersebut meliputi:

• Admin: Bertanggung jawab mengelola akun staf, hak akses, data master kategori, dan memantau log aktivitas sistem.
  
• Registrar: Melakukan pencatatan penerimaan awal koleksi beserta dokumentasi kondisi fisiknya dalam status draf.
  
• Kurator: Meneliti latar belakang sejarah, menentukan klasifikasi objek, serta menyusun draf nomor koleksi.
  
• Pimpinan: Melakukan pemeriksaan, memberikan persetujuan atau penolakan, serta menerbitkan pengesahan resmi.
  
• Edukator: Mengolah data kuratorial yang telah terverifikasi menjadi narasi edukasi publik yang mudah dipahami.
  

Sementara itu, masyarakat umum dapat bertindak sebagai Pengunjung yang bebas mengeksplorasi katalog budaya tanpa harus mendaftarkan akun terlebih dahulu.

Temuan Utama dan Hasil Pengujian Sistem
Berdasarkan hasil pengujian fungsional menggunakan metode black box terhadap 41 skenario pengujian di seluruh modul, seluruh fitur dinyatakan valid (100% berhasil). Sistem ini terbukti mampu:

• Menyajikan data warisan budaya secara sistematis ke dalam kategori utama seperti rumah adat, tarian, alat musik, pakaian tradisional, dan senjata tradisional.
  
• Mendukung akuntabilitas pengelolaan data melalui mekanisme verifikasi bertingkat dan pencatatan jejak audit (activity-log).
  
• Memudahkan pengunjung dalam mengeksplorasi sejarah dan galeri budaya Karo secara interaktif melalui fitur pencarian, filter kategori, halaman detail, serta galeri foto dan video tanpa hambatan registrasi.
  

Implikasi dan Manfaat bagi Masyarakat
Kehadiran sistem informasi ini memberikan dampak positif yang luas bagi dunia pendidikan, pariwisata, dan pelestarian budaya publik. Dengan adanya digitalisasi ini, Museum Pusaka Karo tidak lagi terbatas oleh ruang dan waktu. Generasi muda, akademisi, wisatawan lokal, maupun mancanegara kini dapat mengakses pengetahuan budaya secara transparan, akurat, dan terpercaya. Tim penelitinya berharap bahwa sistem ini dapat menjadi fondasi repositori digital yang berkelanjutan. Dalam pengembangan selanjutnya, sistem ini direkomendasikan untuk diperkaya dengan fitur multibahasa (Bahasa Indonesia, Karo, dan Inggris), integrasi multimedia interaktif seperti audio narasi atau video 360 derajat, serta pengembangan aplikasi berbasis mobile demi memperluas jangkauan promosi budaya Karo ke kancah global.

Profil Penulis
Jepta Sembiring. Universitas Katolik Santo Thomas Medan. Bidang Keahlian: Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Sumber Penelitian:
Cultural Heritage Information System with Heritage Museum. Formosa Journal of Computer and Information Science (FJCIS), Vol. 5, No. 2, hal. 457–470
DOI: https://doi.org/10.55927/fjcis.v5i2.17335
URL: https://journal.formosapublisher.org/index.php/fjcis: