Pengabdian yang dilakukan oleh Elisabet Siahaan, Isnen Fitri, Jos Timanta Tarigan, dan Niskarto Zendrato dari Universitas Sumatera Utara menyoroti bahwa Tanpa sistem yang terintegrasi, proses inventarisasi rentan terhadap
kesalahan data, keterlambatan pelaporan, dan kendala audit.
Tantangan
Geografis dan Sistem Lama yang Tidak Terintegrasi
Kabupaten
Karo memiliki wilayah geografis yang luas dengan akses transportasi yang tidak
selalu mudah. Sebelum program ini berjalan, proses pengumpulan data inventaris
mengharuskan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) datang langsung ke kantor BKAD
untuk menyerahkan data secara manual menggunakan media penyimpanan eksternal.
Model
kerja tersebut menimbulkan berbagai masalah:
- Proses administrasi menjadi lambat dan mahal.
- Risiko kesalahan manusia meningkat.
- Data sulit diperbarui secara cepat.
- Potensi kerusakan atau kehilangan data tinggi.
- Penentuan harga aset tidak terintegrasi dalam sistem.
Tim
peneliti Universitas Sumatera Utara melihat kondisi ini sebagai peluang nyata
untuk mendorong transformasi digital pemerintahan daerah melalui pendekatan
e-government.
Pendekatan
Program: Dari Analisis Kebutuhan hingga Pendampingan
Kegiatan
pengabdian masyarakat dilakukan melalui empat tahap kunjungan ke BKAD Kabupaten
Karo pada tahun 2024. Setiap tahap memiliki fokus berbeda:
- Identifikasi masalah sistem lama.
- Perancangan sistem inventaris online.
- Implementasi dan pengujian sistem.
- Pelatihan, pendampingan, dan evaluasi awal.
Tim
melakukan wawancara langsung dengan operator sistem, observasi alur kerja,
serta analisis kesiapan infrastruktur. Hasilnya menunjukkan bahwa perangkat
keras dan koneksi internet di Kabupaten Karo sudah cukup memadai untuk
mendukung sistem berbasis web.
Pendekatan
ini memastikan solusi yang dibangun benar-benar sesuai kebutuhan pengguna dan
dapat digunakan secara berkelanjutan.
Sistem
Inventaris Berbasis Web dengan Akses Real-Time
Hasil
utama program ini adalah pengembangan sistem inventaris online berbasis web
yang memungkinkan pencatatan, pembaruan, dan pelaporan aset dilakukan secara
terpusat dan real-time.
Sistem
dirancang dengan sejumlah fitur penting:
- Arsitektur client–server untuk akses multi pengguna.
- Autentikasi dan kontrol akses berbasis peran.
- Pelacakan inventaris secara real-time.
- Antarmuka sederhana dan mudah digunakan.
- Pencatatan transaksi dan pelaporan otomatis.
- Skalabilitas untuk pengembangan jangka panjang.
Secara
teknis, sistem dibangun menggunakan framework Laravel, server Apache, dan basis
data MariaDB. Pengguna dapat mengakses sistem melalui browser tanpa instalasi
perangkat lunak tambahan.
Dampak
Nyata: Efisiensi, Akurasi, dan Transparansi
Implementasi
sistem inventaris online memberikan dampak signifikan:
- Proses administrasi lebih cepat.
- Risiko kesalahan data berkurang.
- Transparansi meningkat.
- Pengambilan keputusan lebih mudah.
- Monitoring aset lebih efektif pada 46 OPD.
Tim
peneliti menegaskan bahwa program pengabdian masyarakat dapat menjadi katalis
transformasi digital pemerintah daerah. Modernisasi sistem tidak hanya soal
teknologi, tetapi juga kesiapan organisasi dan peningkatan kapasitas SDM.
Profil
Singkat Penulis
Elisabet
Siahaan Dosen Universitas Sumatera Utara,
Bidang Keahlian: sistem
informasi dan pengabdian masyarakat
Isnen Fitri – Akademisi Universitas Sumatera Utara
Jos Timanta Tarigan – Akademisi Universitas Sumatera Utara
Niskarto Zendrato – Akademisi Universitas Sumatera Utara
Sumber
Penelitian
Elisabet
Siahaan, Isnen Fitri, Jos Timanta Tarigan, Niskarto Zendrato. Modernization
of Regional Government Inventory Management: A Community Service Activity at
the Regional Financial and Asset Management Agency of Karo Regency. Asian Journal of Community Services, Vol. 5 No. 2, 2026, halaman
91–102. 2026.
DOI: https://doi.org/10.55927/ajcs.v5i2.4
URL: https://journalajcs.my.id/index.php/ajcs
0 Komentar