Artikel tersebut membahas pengembangan dan penerapan Asset Management Module, sebuah modul yang dirancang untuk melengkapi kemampuan MyERP Plus dalam mengelola aset organisasi dari awal hingga akhir siklus penggunaannya. Pengembangan ini dilakukan karena modul fixed asset sebelumnya lebih banyak berfokus pada pencatatan aset dan perhitungan penyusutan, sementara sejumlah kebutuhan lain seperti pemeliharaan, penilaian kembali, penghapusan, pemantauan kondisi, dan pelaporan aset secara menyeluruh belum tersedia.
Pengelolaan aset tidak lagi sekadar pencatatan
Bagi organisasi, aset bukan hanya barang yang harus dicatat dalam laporan keuangan. Aset perlu dipantau sejak proses pengadaan, digunakan dan dirawat, dinilai kembali ketika diperlukan, hingga akhirnya dihentikan atau dilepaskan dari penggunaan.
Pengelolaan secara manual dapat menimbulkan berbagai persoalan. Penggunaan spreadsheet dan dokumen fisik, misalnya, berisiko menyebabkan ketidakkonsistenan data, kesalahan pencatatan, keterlambatan memperoleh informasi, serta kesulitan memantau kondisi aset secara menyeluruh. Kondisi tersebut pada akhirnya dapat memengaruhi proses pengambilan keputusan organisasi.
MyERP Plus sendiri merupakan platform ERP berbasis cloud yang dikembangkan oleh PT Universal Big Data dan digunakan untuk mendukung berbagai fungsi bisnis, termasuk keuangan, akuntansi, persediaan, gudang, penjualan, distribusi, manufaktur, serta pengelolaan aset. Namun, kemampuan pengelolaan aset pada sistem sebelumnya masih memiliki keterbatasan.
Empat fungsi utama ditambahkan
Untuk mengatasi keterbatasan tersebut, tim pengembang mengintegrasikan modul baru ke dalam lingkungan MyERP Plus. Modul tersebut mencakup empat fungsi utama, yaitu pemeliharaan dan perbaikan aset, penilaian kembali aset, penghapusan aset, serta pelaporan aset.
Fungsi pemeliharaan memungkinkan pengguna mencatat jadwal perawatan, aktivitas perbaikan, biaya pemeliharaan, dan kondisi aset. Fitur penilaian kembali digunakan untuk memperbarui nilai aset sesuai kebutuhan akuntansi dan bisnis, sementara fitur penghapusan membantu mencatat aset yang sudah tidak digunakan.
Di sisi lain, fitur pelaporan memungkinkan pengguna menghasilkan informasi mengenai pengadaan, pemeliharaan, perubahan nilai, dan penghapusan aset berdasarkan kriteria tertentu. Dengan demikian, informasi yang sebelumnya tersebar dapat dikelola melalui satu sistem terintegrasi.
Dikembangkan dengan pendekatan R&D
Pengembangan modul dilakukan menggunakan metode Research and Development (R&D) dengan kerangka ADDIE, yang mencakup tahap Analysis, Design, Development, Implementation, dan Evaluation. Penelitian dilakukan di PT Universal Big Data, perusahaan pengembang MyERP Plus.
Informasi dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Pihak yang terlibat mencakup pengembang sistem, analis bisnis, serta calon pengguna. Setelah modul dikembangkan, para peneliti membandingkan proses pengelolaan aset sebelum dan sesudah penerapan untuk melihat perubahan pada efisiensi operasional, integrasi data, pemantauan aset, kualitas pelaporan, dan otomatisasi proses.
Sebelum diterapkan, modul juga divalidasi oleh ahli teknologi informasi dan ahli Accounting Information System (AIS). Hasil validasi ahli IT mencapai 98,21 persen, sedangkan penilaian ahli AIS mencapai 83,33 persen. Kedua hasil tersebut menunjukkan bahwa modul memenuhi persyaratan teknis dan fungsional yang dinilai dalam proses validasi.
Tingkat kepuasan pengguna mencapai 76 persen
Evaluasi berikutnya melibatkan tiga pengguna yang berinteraksi langsung dengan modul. Penilaian mencakup kemudahan penggunaan, kinerja sistem, kelengkapan informasi, keandalan, dan kesesuaian dengan prosedur pengelolaan aset organisasi.
Hasilnya menunjukkan skor kepuasan 76 persen untuk pengguna pertama, 74 persen untuk pengguna kedua, dan 78 persen untuk pengguna ketiga. Secara keseluruhan, rata-rata kepuasan pengguna mencapai 76 persen.
Para pengguna tetap memberikan sejumlah masukan, terutama terkait kelengkapan laporan dan penyajian informasi aset. Karena itu, artikel tersebut merekomendasikan pengembangan lebih lanjut pada fleksibilitas pelaporan dan visualisasi data.
Data aset lebih terintegrasi
Salah satu perubahan penting setelah implementasi adalah tersatukannya berbagai aktivitas pengelolaan aset dalam satu platform. Pemeliharaan, penilaian kembali, penghapusan, dan pelaporan tidak lagi berjalan sebagai proses yang terpisah.
Menurut Wahyu Tri Utami, Jaswadi, dan Nur Indah Riwajanti, integrasi tersebut membantu mengurangi fragmentasi data serta menyediakan informasi aset yang lebih mutakhir bagi pihak yang membutuhkan. Otomatisasi alur kerja juga mengurangi kebutuhan dokumentasi manual dan berpotensi meminimalkan kesalahan manusia.
Perubahan tersebut terlihat jelas ketika kemampuan modul lama dibandingkan dengan modul baru. Modul sebelumnya sudah mendukung pencatatan aset dan penyusutan, tetapi belum memiliki fungsi pemeliharaan, penilaian kembali, dan penghapusan. Pelaporannya juga masih terbatas dan pemantauan siklus hidup aset belum terintegrasi. Modul baru menambahkan seluruh fungsi tersebut ke dalam satu sistem.
Dampaknya bagi pengelolaan bisnis
Pengembangan modul ini memberikan gambaran bahwa digitalisasi pengelolaan aset tidak hanya berkaitan dengan pencatatan keuangan. Sistem yang mampu mengikuti siklus hidup aset dapat membantu organisasi mengetahui kondisi aset, riwayat pemeliharaan, perubahan nilai, hingga status aset yang sudah tidak digunakan.
Bagi dunia usaha, integrasi tersebut dapat mendukung efisiensi pekerjaan administrasi dan menyediakan informasi yang lebih terstruktur untuk kebutuhan pengelolaan aset. Bagi manajemen, data yang terpusat dapat menjadi dasar untuk memantau aset dan mendukung pengambilan keputusan.
Meski demikian, para penulis menekankan bahwa penerapan sistem tetap membutuhkan pelatihan pengguna dan infrastruktur teknologi yang memadai. Pengembangan selanjutnya juga diarahkan pada peningkatan fleksibilitas laporan, visualisasi informasi, integrasi dengan modul ERP lainnya, pengelolaan aset tanah, impor data dalam jumlah besar, pemeliharaan prediktif, serta penggunaan dasbor interaktif.
Profil Penulis
Artikel sumber tidak mencantumkan gelar akademik maupun bidang keahlian spesifik masing-masing penulis, sehingga informasi tersebut tidak ditambahkan untuk menjaga akurasi.
.jpg)
0 Komentar