Merancang dan Membangun Sistem Informasi Distribusi LPG 3 Kg Berbasis Waktu Nyata Menggunakan Kerangka Kerja Laravel di PT. Tasya Gasindo

Gambar Ilustrasi AI

FORMOSA NEWS - Medan - Pangkas Denda Pertamina hingga Rp188 Juta, Peneliti USU Rancang Sistem Distribusi Elpiji 3 Kg Berbasis Real-Time. Penelitian yang dilakukan oleh Yasmin Neylanda Pulungan, Meilita Tryana Sembiring, dan Juliza Hidayati dari Universitas Sumatera Utara (USU),  dalam artikel penelitian yang dipublikasikan pada Formosa Journal of Computer and Information Science (FJCIS) edisi Vol. 5 No. 1 Tahun 2026 menyoroti bahwa merancang dan mengimplementasikan sistem informasi distribusi berbasis real-time menggunakan framework Laravel.

Penelitian yang dilakukan oleh Yasmin Neylanda Pulungan, Meilita Tryana Sembiring, dan Juliza Hidayati dari Universitas Sumatera Utara (USU) menyoroti bahwa Sistem baru ini terbukti memangkas sisa tabung yang tidak terjual hingga 70,4 persen dan menyelamatkan perusahaan dari risiko denda tahunan PT Pertamina hingga Rp188,64 juta.

Terjebak Manajemen Manual dan Ancaman Denda Besar
Sebagai agen resmi, PT Tasya Gasindo memiliki tanggung jawab besar untuk menyalurkan enam Delivery Order (DO) setiap harinya, di mana setiap DO berisi 560 tabung gas. Untuk mengirimkan total 3.360 tabung ini, perusahaan mengoperasikan lima unit truk armada. Namun, tantangan terbesar muncul karena manajemen operasional yang masih manual. Manajemen agen tidak mengetahui secara pasti sisa stok dan kebutuhan riil di 69 pangkalan mitra mereka. Akibatnya, truk sering kali mengirimkan muatan penuh tanpa tahu apakah pangkalan tersebut masih memiliki ruang penyimpanan atau tidak.
Dampaknya sangat merugikan:

• Banyak tabung gas tidak terjual dan harus dibawa kembali ke depo.
  
• Sopir truk membuang waktu 2 hingga 3 jam per hari hanya untuk mengantre ulang di depo pengisian akibat retur barang.
  
• Perusahaan terkena penalti dari Pertamina sebesar Rp30.000 untuk setiap tabung kuota harian yang gagal didistribusikan hingga akhir bulan.
  

Data historis tahun 2022 hingga 2024 menunjukkan bahwa rata-rata tabung yang tersisa dan gagal disalurkan mencapai 744 tabung per bulan. Bahkan pada tahun 2023, lonjakan sisa tabung sempat membuat PT Tasya Gasindo terancam denda hingga Rp344,52 million akibat ketatnya persaingan agen baru.

Laravel: Solusi Digital Ringan Tanpa Infrastruktur Mahal
Melihat ketimpangan informasi tersebut, tim peneliti USU merancang sebuah aplikasi web khusus. Mereka memilih framework Laravel versi 10 dengan arsitektur Model-View-Controller (MVC) dan basis data MySQL. Kombinasi teknologi ini dipilih karena menghasilkan aplikasi yang terstruktur, aman, mudah dirawat, namun tetap ringan diakses. Metode pengembangan sistem ini menggunakan pendekatan Prototype Model. Pengumpulan data dilakukan secara mendalam sejak Juli 2024 melalui observasi langsung di lapangan, wawancara terstruktur bersama staf, sopir truk, serta operator pangkalan, hingga analisis dokumen laporan distribusi tiga tahun terakhir.
Sistem ini membagi akses pengguna menjadi dua peran utama:

• Halaman Admin (Agen): Berfungsi memantau total permintaan masuk, menyetujui orderan pangkalan, memonitor pengiriman armada, dan melihat laporan efisiensi secara agregat.
  
• Halaman User (Operator Pangkalan): Berfungsi memperbarui data stok tabung di tempat mereka dan mengisi formulir permintaan gas secara digital.
  

Hebatnya, pembaruan data stok dalam sistem ini berjalan otomatis setiap 5 menit (real-time monitoring). Sebelum diluncurkan, sistem telah melewati tahap Black Box Testing dengan 16 skenario uji fungsional, dan seluruhnya dinyatakan lolos atau memenuhi standar kepatuhan pengguna.

Temuan Utama: Stok Terkontrol, Efisiensi Melonjak Tajam
Uji coba implementasi sistem dilakukan pada bulan Maret hingga April 2025. Hasil perbandingan sebelum dan sesudah sistem diterapkan menunjukkan lompatan performa bisnis yang signifikan:

Indikator Efisiensi Distribusi	Sebelum Sistem (Rata-rata 2022-2024)	Setelah Sistem (Maret-April 2025)	Dampak Perubahan
Sisa Tabung per Bulan	744 tabung	220 tabung	Turun pesat sebesar 70,4%
Tingkat Terpenuhi (Fulfillment Rate)	99,20%	99,74%	Naik 0,54 poin (setara +443 tabung tersalurkan/bulan)
Estimasi Denda Pertamina / Bulan	Rp22,32 juta	Rp6,60 juta	Menghemat pengeluaran Rp15,72 juta/bulan
Waktu Deteksi Sisa Tabung	Akhir hari (manual)	Real-time (Setiap 5 menit)	Keputusan distribusi menjadi lebih proaktif
Proyeksi Penghematan Denda / Tahun	Rp267,84 juta	Rp79,20 juta	Menyelamatkan kas agen sebesar Rp188,64 juta/tahun

Keberhasilan ini membuktikan bahwa agen gas skala lokal tidak harus mengadopsi teknologi rumit dan mahal seperti Internet of Things (IoT) atau sensor digital pada tabung untuk meningkatkan efisiensi. Celah kerugian yang selama ini terjadi murni karena adanya jurang informasi (information gap), yang kini berhasil dijembatani secara total oleh sistem berbasis web.

Manfaat Luas bagi Masyarakat dan Kebijakan Publik

Secara operasional, kehadiran sistem ini membantu kelancaran pasokan gas Elpiji 3 kg di masyarakat. Distribusi yang tepat sasaran meminimalkan risiko kelangkaan gas bersubsidi di tingkat pangkalan akibat keterlambatan pengiriman. Bagi dunia usaha, riset ini menjadi cetak biru (blueprint) nyata bahwa digitalisasi sederhana berbasis web sangat aplikatif bagi jutaan agen komoditas bersubsidi lainnya di Indonesia. Di sisi kebijakan publik, transparansi data real-time memudahkan pengawasan distribusi energi nasional agar tidak melenceng dari kuota yang ditetapkan pemerintah. Berdasarkan data yang dihimpun, tim peneliti USU memberikan beberapa rekomendasi taktis lanjutan bagi manajemen perusahaan:

• Adaptasi Musiman: Mengurangi alokasi gas sebesar 10-20% ke pangkalan yang memiliki daya serap rendah pada bulan-bulan kritis tertentu (April, Mei, Juni, September).
  
• Peringatan Otomatis: Menyematkan fitur alarm otomatis jika sisa stok pangkalan berada di bawah angka 30% dari kuota kontrak.
  
• Evaluasi Kontrak: Memberikan rapor merah bagi pangkalan yang tingkat kepatuhannya di bawah 70% selama tiga bulan berturut-turut.
  

Profil Peneliti
Yasmin Neylanda Pulungan, S.T. Peneliti utama dari Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Berkeahlian dalam pengembangan sistem informasi manajemen dan rekayasa perangkat lunak sektor industri.
Prof. Dr. Ir. Meilita Tryana Sembiring, S.T., M.T. Dosen Senior dan Peneliti di Universitas Sumatera Utara. Spesialis dalam bidang manajemen rantai pasok (supply chain management), optimasi sistem industri, dan manajemen operasional strategis.
Ir. Juliza Hidayati, M.T. Dosen dan Peneliti senior di Universitas Sumatera Utara dengan fokus keahlian pada analisis performa industri, keberlanjutan energi, dan perencanaan kapasitas produksi.

Sumber Penelitian
Yasmin Neylanda Pulungan, Meilita Tryana Sembiring, Juliza Hidayati. Design and Build a Real-Time Based 3 Kg LPG Distribution Information System Using the Laravel Framework at PT. Tasya Gasindo. Formosa Journal of Computer and Information Science (FJCIS). Vol 5. No.1 2026. Halaman 177-186.
DOI: https://doi.org/10.55927/fjcis.v5i1.16637
URL: https://journal.formosapublisher.org/index.php/fjcis